유한킴벌리동반성장

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하도급거래에서의 바람직한 서면발급 및 보존에 관한 실천사항

I. 목 적

이 실천사항은 유한킴벌리주식회사(이하 '유한킴벌리')와 중소기업(이하 '파트너사')간 하도급 계약체결 및 거래 과정에서 서면의 발급 및 보존과 관련하여 유한킴벌리가 준수하거나 노력해야 할 사항을 구체적으로 제시함으로써 유한킴벌리와 파트너사가 「하도급거래 공정화에 관한 법률」(이하 '하도급법'이라 함)상 서면발급에 관한 사항을 명확히 인식하도록 하는 한편, 하도급 거래 과정에서 바람직한 서면문화의 확산 및 내실있는 정착을 위하여 선진적인 서면 발급 관행을 촉진하고 공정한 하도급 거래질서를 구축하는 데 그 목적이 있다.

II. 발급대상 서면

하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 발급할 서면은 아래와 같다.

하도급거래 계약의 체결 및 이행과정
일련번호 발급 대상 서면 비고
1 기본계약서(추가·변경 계약서 포함) 하도급법 제3조
2 하도급계약 확인서면 하도급법 제3조 제6항
3 감액 서면 하도급법 제11조
4 기술자료 제공 요구서 하도급법 제12조의3
5 목적물 등 수령증명서 하도급법 제8조
6 검사결과 통지서 하도급법 제9조
7 계약변경 내역 통지서 하도급법 제16조

III. 발급 서면

1. 하도급 계약서의 발급

  • ① 하도급법상 목적물 등의 제조위탁에 대한 수행(이하 '제조 등')을 파트너사에게 위탁하는 경우 위탁 목적물 등의 내용, 수량, 단가 등 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 서면으로 하도급 계약서를 발급한다.
  • ② 당초 계약내용이 설계 변경 등으로 변경될 경우에는 특단의 사정이 없는 한 추가·변경 서면을 작성·발급한다.
  • ③ 하도급 계약 서면에는 실제 거래의 사실과 일치하는 내용이 반영되어야 하며 원칙적으로 다음의 사항을 기재한다.
    • 가) 위탁일, 위탁 목적물 등의 내용, 수량 및 단가, 목적물 등을 납품·인도 또는 제공하는 시기 및 장소, 목적물 등의 검사 방법 및 시기, 하도급 대금과 지급 방법·지급 기일
    • 나) 목적물 등의 제조 등에 소요되는 원재료 등을 제공하고자 하는 경우에는 그 원재료 등의 품명, 수량, 제공일, 대가의 지급 방법과 지급 기일
    • 다) 목적물 등의 제조 등을 위탁한 이후 목적물 등의 공급원가변동 등에 따른 하도급 대금 조정의 요건, 방법 및 절차 등
  • ④ 원칙적으로 위탁 계약의 주요 내용을 합의하여 정한 후 지체 없이 서면 계약서를 발급하며, 특별한 사유가 있어 즉시 발급이 불가한 경우는 다음의 기한까지는 서면을 발급한다.
    • 가) 제조위탁: 파트너사가 물품 납품 등을 위한 작업을 시작하기 전
    • 나) 수리위탁: 파트너사가 계약이 체결된 수리행위를 시작하기 전
    • 다) 용역위탁: 파트너사가 계약이 체결된 용역수행행위를 시작하기 전
  • ⑤ 다음과 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 서면 기재사항 및 서면발급시점과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.
    • 가) 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항이 있는 경우
      • - 다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.
    • 나) 하도급 거래 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 업종 특성이나 현실에 비추어 계약 성립과 유지에 큰 문제가 없는 경우
      • - 기본계약서를 교부하고 모사전송(Fax), 기타 전기·전자적인 형태 등에 의해 발주한 것으로 발주 내용이 객관적으로 명백한 경우
      • - 계약서에 법정 기재사항 일부가 누락되어 있으나, 건별 발주 시 제공한 물량표·작업지시서 등으로 누락 사항 파악이 가능한 경우
      • - 기본계약서를 송부하고 수출용 물품을 제조하면서 파트너사가 제출한 물품매도확약서(offer sheets)를 개별 계약서로 갈음할 수 있는 경우
  • ⑥ 서면발급 방법
    유한킴벌리는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다) 또는 기명날인한 계약서를 파트너사에게 발급한다.
    • 가) 하도급거래 당사자의 서명 또는 기명날인이 없는 서면을 발급한 경우에는 서면미발급에 해당한다.
    • 나) 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
      • - 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예: 전자메일)
      • - 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예: 웹)
      • - 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 파트너사에게 교부하는 방법 등
    • 다) 예외
      다음에서 예시된 바와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항 및 서면발급시점과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.
      • - 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항이 있는 경우
      • - 유한킴벌리가 위탁시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.
        다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하고, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.
      • - 하도급 거래 현실상 빈번한 거래가 있는 경우로서 업종 특성이나 현실에 비추어 계약 성립과 유지에 큰 문제가 없는 경우
        • ㆍ 기본계약서를 교부하고 모사전송(Fax), 기타 전기·전자적인 형태 등에 의해 발주한 것으로 발주 내용이 객관적으로 명백한 경우
        • ㆍ 계약서에 법정 기재사항 일부가 누락되어 있으나, 건별 발주 시 제공한 물량표·작업지시서 등으로 누락 사항 파악이 가능한 경우
        • ㆍ 기본계약서를 송부하고 수출용 물품을 제조하면서 파트너사가 유한킴벌리에게 제출한 물품매도확약서(offer sheets)를 개별 계약서로 갈음할 수 있는 경우

2. 하도급계약 확인서면의 발급

  • ① 제조 등의 위탁을 하면서 하도급 계약 서면을 발급하지 않는 경우 파트너사는 위탁받은 작업 내용, 하도급 대금, 위탁받은 일시, 유한킴벌리와 파트너사의 사업자명과 주소, 기타 유한킴벌리가 위탁한 내용 등을 기재한 서면(별지1 표준양식 사용)을 통지하여 확인을 요청할 수 있다.
  • ② 상기 위탁내용 확인 요청서면을 통지받은 후 15일 이내에 그 내용에 대한 인정 또는 부인(否認)의 의사를 파트너사에게 서면(별지2 표준양식 사용)으로 회신한다.
  • ③ 만약 15일 이내에 회신을 발송하지 아니한 경우에는 천재나 그 밖의 사변으로 회신이 불가능한 경우를 제외하고는 파트너사가 통지한 내용대로 위탁이 있었던 것으로 추정한다.
  • ④ 상기 위탁내용 확인요청 서면 통지와 위탁내용 확인요청에 대한 서면 회신은 유한킴벌리와 파트너사의 주소로 하되, 내용증명 우편이나 그 밖에 통지와 회신의 내용 및 수신여부를 객관적으로 확인할 수 있는 방법(전자우편 제외)으로 한다.

3. 하도급 대금 감액 서면의 발급

  • ① 제조 등의 '위탁을 할 때' 정한 하도급 대금을 그대로 지급하지 아니하고 그 금액에서 감하여 지급하고자 할 때에는 감액 서면을 파트너사에게 발급한다.
  • ② 전항의 경우, 단가인하에 관한 객관적, 합리적 근거가 있는지, 수급사업자에게 단가결정에 필요한 기초자료를 제공하여 상호 충분히 협의하였는지 여부 등을 기재하고, 그에 대한 증빙자료를 첨부하여 사전에 윤리법무본부 합의, 승인권자 승인을 받아야 한다.
  • ③ 하도급 계약 체결 시 거래가 빈번하여 대금결제·운송·검수·반품 등의 거래조건, 규격·재질, 제조공정 등과 관련된 일반적인 내용을 기본계약서에 담고, 단가·수량 등 하도급 대금과 관련한 내용은 특약서 또는 발주서 등으로 위임하여 별도의 특약 또는 발주내용에 의거 대금이 결정되는 경우에는 당해 특약 또는 발주내용이 파트너사에게 통지되는 시점을 '위탁을 할 때'로 본다.
  • ④ 하도급 대금을 감액하고자 할 때 교부해야 하는 서면에는 감액 사유와 기준, 감액 대상이 되는 목적물 등의 물량, 감액 금액, 공제 등 감액 방법, 기타 감액의 정당성 입증 사항 등을 기재하여 감액을 하기 전에 미리 파트너사에게 감액 서면(별지3 표준양식 사용)을 발급한다.
  • ⑤ 감액 서면을 발급하는 시점에 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있으며, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하여야 하며, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.

4. 기술자료 제공요구 서면의 발급

  • ① 다음과 같이 정당한 사유가 존재하여 파트너사에게 기술자료 제공을 요구하는 경우에는 요구 서면을 발급한다.
    • 가) 수의계약, 경쟁입찰 등을 통해 하도급 계약을 체결하는 과정에서 파트너사의 기술력 평가, 주문품의 기준가격 마련, 제안서 검토, 공동기술개발, 발주처의 제안요청서(RFP) 요구조건 충족 등을 위해 파트너사의 기술자료를 요구하는 경우
    • 나) 하도급 거래 도중에 파트너사에 대한 기술지도, 품질관리, 성능테스트, 공동특허출원, 특허출원지원, 공동기술개발, 납품단가 조정을 위한 원가자료 요청 등의 명목으로 파트너사의 기술자료를 요구하는 경우
    • 다) 기술자료 임치계약을 체결한 기술에 대하여 임치계약 상의 교부조건이 발생하여 유한킴벌리가 파트너사의 기술자료 제공을 요구하는 경우
  • ② 유한킴벌리는 파트너사의 기술자료를 본인 또는 제3자에게 제공하도록 요구할 경우에는 다음 각호의 사항을 파트너사와 미리 협의하여 정한 후 그 내용을 적은 서면(별지4 표준양식 사용)을 발급한다.
    • 가) 기술자료 제공 요구목적
    • 나) 비밀유지방법 등 요구대상 기술자료의 비밀유지에 관한 사항
    • 다) 요구대상 기술자료와 관련된 권리귀속 관계
    • 라) 요구대상 기술자료의 대가 및 대가의 지급방법
    • 마) 요구대상 기술자료의 명칭 및 범위
    • 바) 요구일, 제공일 및 제공방법
    • 사) 요구대상 기술자료의 사용기간
    • 아) 반환 또는 폐기방법
    • 자) 반환일 또는 폐기일
    • 차) 그 밖에 유한킴벌리의 기술자료 제공 요구가 정당함을 입증할 수 있는 사항
  • ③ 다음과 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항과 발급기한과 달리 서면발급 의무를 이행할 수 있다.
    • 가) 기술자료 제공요구 서면의 기재 사항 중 유한킴벌리와 파트너사가 미리 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있으며, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하여야 하며, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.
    • 나) 업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 유한킴벌리의 서명 또는 기명 날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위, 요구 목적, 비밀유지 사항, 권리 귀속 관계, 대가 등 기본적인 사항을 기재한 후 개별 요구서를 이용하여 기술자료 요구일, 인도일, 인도방법 등 추가 사항을 정할 수 있다.
  • ④ 서면발급 방법
    유한킴벌리는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다) 또는 기명날인한 기술자료 제공요구 서면을 파트너사에게 발급하며, 이 때 기술자료 제공을 요구하는 자는 사전에 별지 4의 서면(기술자료요구서)을 첨부한 KCAMP 기안 또는 이메일을 통해 SCM Enabling본부의 합의를 득하여야 한다.
    • 가) 유한킴벌리가 파트너사의 기술자료를 서면으로 요구하는 경우, 가급적「기술자료 제공요구·유용행위 심사지침」(공정거래위원회 예규 제292호)의 기술자료 요구 표준 서면양식(서식1)을 사용한다.
      ※ 별지 4: 기술자료 요구 서면 표준양식
    • 나) 유한킴벌리는 상기 표준 서식 이외에 특약서 등 별도의 계약 서면에 의해 기술자료 제공을 요구할 수 있다. 다만, 별도 계약 서면에는 상기 ②항의 기재사항이 반드시 포함되어야 한다.
    • 다) 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
      • - 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예: 전자메일)
      • - 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예: 웹)
      • - 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 파트너사에게 교부하는 방법 등
    • 라) 예외
      다음에서 예시된 바와 같이 하도급거래의 실제에 부합하는 합리적인 방식으로 서면이 발급된 경우에는 상기의 서면 기재사항과 발급기한과 달리 서면발급의무를 이행할 수 있다.
      • - 기술자료 제공요구 서면의 기재 사항 중 유한킴벌리와 파트너사가 미리 확정하기 곤란한 사항에 대하여는 정당한 사유가 있는 경우에 한해 해당 사항을 적지 아니한 서면을 발급할 수 있다.
        다만, 이 경우에도 해당 사항이 정해지지 아니한 이유와 그 사항을 정하게 되는 예정기일을 명시하여야 하며, 해당 사항이 확정되는 때에는 지체 없이 그 사항을 기재한 서면을 발급한다.
      • - 업종 특성이나 거래 현실에 비추어 빈번한 기술자료 요구가 불가피한 경우에는 당사자의 서명 또는 기명날인된 서면에 기술자료 명칭 및 범위, 요구 목적, 비밀유지 사항, 권리 귀속 관계, 대가 등 기본적인 사항을 기재한 후 개별 요구서를 이용하여 기술자료 요구일, 인도일, 인도방법 등 추가 사항을 정할 수 있다.

5. 목적물 등의 수령증명서 발급

  • ① 파트너사의 책임으로 돌릴 사유가 있는 경우를 제외하고는 파트너사가 목적물 등을 납품, 인도 또는 제공하는 때(역무의 공급을 위탁한 경우는 제외)에는 당해 목적물 등에 대한 수령 증명서를 발급한다.
  • ② 당해 목적물 등에 대한 검사 전이라도 즉시(내국신용장을 개설한 경우에는 검사완료 즉시) 파트너사에게 수령증명서를 발급한다.

6. 목적물 등의 검사결과서 발급

  • ① 파트너사로부터 목적물 등을 수령한 후 목적물 등의 완성 및 대금지급 의무의 범위를 확정하기 위하여 필요한 검사를 진행한 후 목적물 등을 수령한 날부터 10일 이내에 검사결과 서면을 발급하며, 목적물 등을 수령한 날은 기성부분의 통지를 받은 날을 포함한다
  • ② 다음과 같이 정당한 사유가 있는 경우에는 10일을 초과하여 검사결과를 통지할 수 있다.
    • 가) 검사 대상물품이 과다하여 10일 이내에 검사가 곤란한 경우
    • 나) 검사에 소요되는 기간이 길어 상당한 기간이 경과한 후에야 비로소 합격 여부에 관한 판정이 가능한 경우
    • 다) 검사기간 연장에 대해 명백한 합의가 이루어진 경우 등
  • ③ 정당한 이유없이 목적물 등을 수령한 날로부터 10일 이내에 검사결과를 파트너사에게 서면으로 발급하지 않은 경우 검사에 합격한 것으로 본다.

7. 설계변경 등에 따른 계약금액 변경 내역서 발급

  • ① 제조 등의 위탁을 한 후에 설계변경 또는 물가변동 등 경제 상황의 변동 등을 이유로 계약 금액이 증액 또는 감액되는 경우에 유한킴벌리는 발주자로부터 증액 또는 감액 받은 사유와 내용을 해당 파트너사에게 통지하며, 발주자가 그 사유와 내용을 파트너사에게 직접 통지한 경우에는 그러하지 아니하다.
  • ② 상기 통지 서면을 발주자로부터 계약금액을 증액 또는 감액 받은 날부터 15일 이내에 파트너사에게 발급한다.
  • ③ 위의 경우, 유한킴벌리는 회사 또는 대표자가 서명(전자서명법 제2조 제3호에 따른 공인전자서명을 포함한다) 또는 기명날인한 서면을 파트너사에게 발급한다.
  • ④ 위의 경우, 다음과 같이 전자적인 기록의 제공으로 서면을 발급할 수 있다.
    • 가) 전기통신회선을 통해 송신하고 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예: 전자메일)
    • 나) 전기통신회선을 통해 파트너사의 열람에 제공하고 당해 파트너사가 사용하는 전자기록장치에 구비된 파일에 기록하는 방법(예: 웹)
    • 다) 플로피 디스크, CD-ROM 등 전자적 기록을 파트너사에게 교부하는 방법 등

IV. 보존 대상 서면

하도급거래 계약의 체결 및 이행과정에서 보존해야 할 서면은 아래와 같다.

하도급거래 계약의 체결 및 이행과정
일련번호 보존 대상 서면 비고
1 기본계약서(추가ㆍ변경 계약서 포함) 하도급법 제3조
2 하도급계약 확인서면 하도급법 제3조 제6항
3 감액 서면 하도급법 제11조
4 기술자료 제공 요구서 하도급법 제12조의 3
5 목적물 등 수령증명서 하도급법 제8조
6 검사결과 통지서 하도급법 제9조
7 계약변경 내역 통지서 하도급법 제16조
8 목적물 등의 검사결과, 검사 종료일 등이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제2호
9 하도급대금의 지급일·지급금액 및 지급수단(어음결제 시 어음의 교부일·금액 및 만기일 포함)이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제3호
10 선급금 및 지연이자, 어음할인료 및 지연이자, 관세 등 환급액 및 지연이자를 지급한 경우 그 지급일과 지급금액이 기재된 서류 시행령 제6조 제1항 제4호
11 유한킴벌리가 파트너사에게 목적물 등의 제조 등의 행위에 필요한 원재료 등을 제공하고 그 대가를 하도급대금에서 공제한 경우에는 그 원재료 등의 내용과 공제일·공제금액 및 사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제5호
12 설계변경 등에 따라 하도급대금을 조정한 경우 그 조정한 금액 및 사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제6호
13 목적물 등의 공급원가변동 등에 따라 파트너사가 하도급대금 조정을 신청한 경우, 신청내용 및 협의내용, 그 조정금액 및 조정사유를 기재한 서류 시행령 제6조 제1항 제7호
14 입찰명세서, 낙찰자결정품의서, 견적서, 현장설명서, 설계설명서 등 하도급대금 결정과 관련된 서류 시행령 제6조 제1항 제8호

● 서면 보존 방법

  • ① 보존해야 하는 서면은 당해 서면이 발급·품의·기타 용도에 따라 사용된 시점의 원본 상태로 보존되어야 한다. 컴퓨터 등 정보처리능력을 가진 장치에 의해 전자적인 형태로 작성·송수신 또는 저장된 것도 동일하다.
  • ② 유한킴벌리와 파트너사는 당사자간 하도급 거래가 끝난 날로부터 3년간 상기 서류를 보존한다. 여기서, 하도급 거래가 끝난 날이라 함은 다음의 기일을 의미한다.
    • 가) 제조위탁·수리위탁 및 용역위탁 중 지식·정보성과물의 작성위탁: 위탁받은 목적물을 납품 또는 인도한 날
    • 나) 용역위탁 중 역무의 공급위탁: 위탁한 역무 공급을 완료한 날
    • 다) 하도급계약이 중도 해지되거나 거래가 중지된 경우: 해지 또는 중지된 날

V. 보 칙

유한킴벌리는 임직원이 고의 또는 중대한 과실로 가이드라인을 준수하지 않는 경우에는 그에 상응하는 제재조치를 취한다.

부 칙

이 가이드라인은 2013년 6월부터 자율적으로 시행한다.

부 칙

이 가이드라인은 2013년 12월 31일부터 자율적으로 시행한다.

부 칙

이 실천사항은 2015년 1월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 실천사항은 2019년 8월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 실천사항은 2019년 10월 1일부터 시행한다.

부 칙

이 실천사항은 2025년 4월 1일부터 시행한다.